Eventplanering och hantering kan vara en kritisk komponent i din affärsverksamhet. Oavsett om du planerar en konsert, ett webbseminarium, en konferens, en klass eller någon annan typ av evenemang, kommer du att behöva ett sätt att sälja biljetter, planera lokaldetaljerna och koordinera evenemangskompetenser.
Även om eventplanering ofta kan vara en komplicerad uppgift, kan denna uppgift förenklas drastiskt med en eventplattform som Magnet.
När du ska arrangera ett event bör du inte underskatta vikten av en eventplattform för att effektivisera processen och lyckas med ditt event. Här är några av de viktigaste anledningarna till varför en evenplattform som Magnet är ett måste vid organisering av ett event.
Hantera evenemangsplatsen
Platsen för ett event bestäms till stor del av eventtypen. Till exempel bör en konferens förvänta sig att behöva ta emot ett stort antal deltagare, deras bås, åskådarna och den inblandade personalen. Å andra sidan skulle ett andra typer av event möjligen behöva betydligt mindre plats.
Utan eventplattform som Magnet får du koordinera detaljerna på egen hand. Du skulle i huvudsak agera som förmedlare av kritisk information.
Med en eventplattform kan du skapa en situation där programvaran är mellanhanden som tolkar informationen för att presentera den där den behövs.
Plattformen gör komplicerade detaljer lätta att förstå och bearbeta och förenklar hela processen.
Dessutom kan många konferenser sträcka sig över en vecka. Med flera dagar kommer flera händelsetyper och övergångar mellan dagar kan vara komplicerade att underlätta.
Vissa bås kan behöva komma ner så andra saker kan ta sin plats. Det kan till och med vara flera händelser som händer samtidigt. För den person som ansvarar för att hantera platsen kommer det att finnas massor av data som kommer att behöva bearbetas.
Eventplattformar kan hjälpa dig att hantera alla dessa komponenter istället för att de hamnar mellan stolarna vilket är vanligt när det är mycket och tänka på och tiden är knapp.
Hantera deltagarna
Människorna som deltar i ett evenemang du planerar är din inkomstkälla. Som sagt kan deltagarna inkludera konferenspresentatörer, såväl som vanliga åskådare.
För vissa företag kan dock biljetter till klasser vara grunden för deras affärsmodell. Deras evenemang fungerar som deras “produkt”. Företaget måste hantera evenemangen på ett organiserat och effektivt sätt, på samma sätt som en verksamhet med fysisk inventering skulle göra.
Det kan potentiellt hända flera händelser på olika platser, och det måste finnas ett sätt för verksamheten att hantera de stora mängder information som blir involverad i varje händelse och kundinteraktion.
Med den här typen av verksamhet är eventplattformar avgörande för att säkerställa att man inte går miste om intäktsmöjligheter. Det är viktigt att ha en plattform som kan hantera det dagliga inflödet av information som är förknippat med särskilda händelser och som kan hantera alla olika komponenter för att locka – och ta betalt – från kunder. Använd Magnet som bokningssystem för dina event för att göra processen enkel och smärtfri för dina besökare och öka din konverteringsgrad.
Generera rapporter
Med Magnet eventplattform kan också generera rapporter om närvaro för att använda se hur verksamheten presterar och hur eventet gick.
Detta möjliggör också att du kan ha koll på när det blir fullt och biljetterna blir slutsålda. Samtidigt har Magnet en funktion med väntelista om det blir slutsålt så att du kan hantera av-och påbackningar och få maximalt med kunder.
Med denna information skulle företaget kunna avgöra att de borde överväga att öka antalet folk som de kan ta emot i framtiden.
Om man går längre kan du samla in rapporter om vilka typer av events som är populärare än andra, och vilken tid på dygnet, eller vilken dag i veckan som har flest (eller till och med minst) närvaro.
För eventarrangörer kan denna data som Magnet förse dig med ge ovärderlig information om effektiviteten i deras verksamhet.
Komplexa transaktioner
Med vissa evenemang kan det också finnas ett behov av att registrera flera deltagare samtidigt, som att ett företag vill skicka flera anställda för att utbildas på en konferens.
Eventplattformen kan göras för att tillåta registranten att mata in information om sin grupp, samtidigt som gruppen presenteras för arrangören på ett sätt som gör att gruppen kan sitta tillsammans.
På detta sätt tar eventplattformen intrikata detaljer som kan vara en logistisk svårighet och förvandlar dem till en vanlig transaktionsfunktion.
Kommunicera med eventbesökarna
Mjukvaran du väljer för att hantera ett evenemang kan också hjälpa dig att kommunicera med personerna som deltar i ett evenemang.
Magnet är utrustad med omfattande funktioner när det kommer till detta för att hjälpa dig kommunicera med dina besökare och locka fler kunder. När du håller ett event måste du vara säker på att all nödvändig information ges till de personer som behöver det, och du kan till och med skicka påminnelser via e-post eller SMS till de personer som är planerade att delta.
För ett företag som kör flera evenemang samtidigt måste du anpassa e-postmeddelandena efter evenemang för att säkerställa att den relevanta informationen levereras på det sätt som behövs.
Vidare kanske du vill få feedback från deltagare för att få perspektiv på vad du gör rätt, eller hur du kan förbättra.
Eventplattformar som Magnet kan göras för att göra alla dessa saker åt dig och samla in data på ett sätt som blir lätt för ditt företag att tolka.